¿Cómo dirigir equipos en entornos virtuales?

El trabajo remoto vino para quedarse. Es un hecho.
Se trata de una modalidad que lleva tiempo presente en el mundo laboral pero que ha tenido un boom incuestionable a partir de 2020. No obstante, aún hoy, aunque muchos trabajadores han regresado a ocupar espacios físicos, la virtualidad no se ha abandonado en los entornos laborales. De hecho, en muchos casos ha incluso favorecido la creación de empresas digitales netamente virtuales. En este post te contamos todas las novedades en dirección de empresas y equipos virtuales

Ventajas y desafíos

Entre las mayores ventajas podemos identificar el ahorro de costos, la agilidad y la flexibilidad. Además, ofrece la posibilidad de contar con los mejores profesionales independientemente de su lugar de residencia, etc. 

Pero más allá de estos incuestionables beneficios, el trabajo remoto presenta múltiples desafíos que hay que abordar para alcanzar el éxito. Entre ellos se encuentra integrar y resolver el aislamiento de los trabajadores remotos. Además, generar confianza en los equipos de trabajo, fomentar la cultura de la empresa, mantener el compromiso, facilitar las condiciones técnicas para el desempeño, etc.

Es por eso que el rol de liderazgo y dirección de equipos virtuales ha cobrado gran importancia y de ello hablamos en este artículo.

Claves para una eficiente dirección de equipos virtuales

¿Con qué debe contar una persona que esté a cargo de dirigir equipos virtuales o de teletrabajo? ¿Qué conceptos fundamentales rigen su tarea? ¿Qué herramientas de teletrabajo pueden ser sus aliadas para esa tarea?

Vamos a ello:

Mentalidad remota

Tanto los empleados como los directores deben contar con mentalidad remota. Esto significa que aunque la modalidad de trabajo sea virtual, pueda seguir siendo íntima, personal y conectada al resto de la organización. Es clave que se reduzca la alienación y se fortalezca el compromiso de los miembros de los equipos de trabajo. Además, se deben mantener alineados los objetivos y la identidad corporativa.

Correcta selección de personal

La virtualidad y el trabajo remoto hace posible contar con profesionales que residan en cualquier lugar del mundo. Esto, sin duda es una ventaja, pero puede ser un gran problema si no se gestiona correctamente.

La oferta puede ser infinita y hay que ajustar bien los criterios de selección, analizar las diferencias culturales, las zonas horarias de nuestros equipos, etc. Pero también hay que tener en cuenta que más allá de sus capacidades técnicas, es clave que cuente con cualidades de trabajo remoto: autonomía, compromiso, comunicación asertiva, capacidad de trabajo en equipo, entre otras.

Liderazgo

Sabemos de la importancia del liderazgo para todas las empresas. No obstante, en el caso de la dirección de equipos remotos debemos prestar especial atención, ya que resultará decisivo para el éxito o el fracaso. Los directores deben contar con esta habilidad para evitar la mala comunicación. La baja implicación o la sensación de impersonalidad, son situaciones habituales que suelen darse en el trabajo remoto.

El rol del líder es clave desde la creación de los equipos hasta las entregas finales de los proyectos. Su presencia constante favorecerá las condiciones de trabajo para todos, evitará problemas o los resolverá rápido. Por tanto, garantizará que no se descarrilen los equipos y que se llegue al resultado perseguido. Dentro de las múltiples tareas del director de equipos remotos está tener bien presente las zonas horarias de cada uno de sus empleados. Esto es clave para reforzar la presencia y consideración hacia cada uno de ellos.

Planificación

La dirección de equipos virtuales debe comenzar con una clara identificación de tareas y roles básicos a cumplir. Con ello, evitamos solapamientos o duplicidad de tareas y podemos enfocar el armado de los equipos según los perfiles profesionales adecuados.

La tecnología viene nuevamente en nuestra ayuda con herramientas para el teletrabajo: aplicaciones como Trello, Asana o Slack permiten organizar y hacer el seguimiento de proyectos por equipos; Miró o Mural nos ofrecen espacios de trabajo colaborativo para las etapas de ideación y prototipado, entre otras; Teams, Zoom, Meets nos facilitan el encuentro para reuniones y la posibilidad de grabar las sesiones para quienes no pudieron asistir.  Y cabe mencionar la Suite de Google que nos brinda todas las herramientas de Office en la nube.

Claridad

Es especialmente importante que los objetivos y los plazos estén claramente informados. El objetivo es que cada uno de los empleados pueda cumplir de manera autónoma con sus obligaciones, contando con las herramientas pertinentes para ello.

También resulta clave contar con un canal de intercambio de información fluido y correcto entre los miembros de los equipos y sus directores. Esto permitirá, entre otras cosas, resolver dificultades y tomar decisiones de manera ágil y marcar un buen ritmo de trabajo.

Comunicación

Si bien está vinculado directamente con el punto anterior, merece la pena reforzar su importancia. La comunicación es clave para explicar los objetivos de cada proyecto, los roles, las funciones, los plazos y términos de entrega, etc. Pero también para que puedan comunicarse las dificultades, los imprevistos y los logros y buenas noticias. Todo ello reforzará el compromiso y la conciencia de trabajo en equipo, muchas veces dificultada por la distancia entre los miembros.

Evaluación y seguimiento

La evaluación de desempeño al finalizar cada proyecto es algo crucial que está bastante instalado ya en la cultura empresarial. En el caso de los equipos remotos, realizar esta evaluación de manera parcial y periódica, antes de la finalización del proyecto dará mejores resultados. Para ello, contamos con diferentes softwares de evaluación de desempeño, los cuáles también nos irán informando sobre el nivel de satisfacción de nuestros equipos. Gracias a ellos podremos tomar rápidas cartas en el asunto en caso de que algo no vaya bien y sea necesario corregirlo.

Cuidado con las reuniones. Es importante tenerlas y de manera periódica no solo para el seguimiento de proyectos sino también para evitar el aislamiento y favorecer el compromiso No obstante, es clave no tener reuniones que podrían haberse resuelto con un email ni tampoco aquellas que implican a tantas personas que más que reuniones parecen conferencias. El equilibrio hará la diferencia.

Fortalecer los equipos de trabajo

Este punto también abarca todas las etapas. En el momento de incorporación de un nuevo miembro se recomienda hacer algún regalo de bienvenida. Además, presentarle a todos los demás miembros, realizar un seguimiento personalizado de su incorporación y adaptación, etc. Cuidar el clima laboral implica atender estos detalles desde el inicio y hasta el final de un proyecto. Para ello, tenemos de aliadas las encuestas de seguimiento y satisfacción.

Mantener una comunicación estratégica, constructiva y regular con cada miembro del equipo remoto que coordina es importantísimo. Tanto para informar los objetivos como para gestionar las reuniones que sean necesarias, sugerir alguna mejora o dar mensajes de ánimos, etc.

La capacitación y motivación también son fundamentales. Cada miembro debe poder contar con las mejores herramientas para sostener el teletrabajo. Además, los directores de los equipos son quienes deberían garantizar que eso suceda y subsanar y capacitar en el caso de que haga falta. También es crucial conocer bien a nuestros equipos de modo de saber qué motiva a cada uno y cómo podemos reforzar esa motivación. El objetivo debe ser obtener el mayor compromiso y los mejores resultados.

Estrategias para la dirección de equipos remotos

A continuación, te presentamos algunas estrategias que los directores pueden aplicar para la dirección de equipos virtuales:

1. Aprovechar las metodologías ágiles para la gestión de equipos de teletrabajo, dividiendo las metas en partes pequeñas y por objetivos.
2. Generar canales de comunicación interna para recuperar el contacto humano que dificulta la distancia y fortalecer los vínculos de colaboración y confianza.
3. Profundizar el pensamiento visual o visual thinking, como las pizarras digitales para la comprensión de ideas complejas o flujos de trabajo.
4. Realizar una constante capacitación digital. De esta forma cada uno de los miembros de nuestros equipos contará con las herramientas idóneas para comunicarse y gestionar la información.
5. Evitar los compartimentos y emular un ambiente de trabajo de oficina abierta u open office es posible con herramientas de gestores de proyectos y de monitoreo remoto. Con estas herramientas cada empleado puede ver en qué etapa se encuentra el proyecto, en qué trabajan sus compañeros, de qué modo, etc. Ello favorece el sentido de pertenencia, el compromiso y la productividad.
6. Utilizar todas las herramientas que tengamos a disposición para lograr brindar una constante información clara, accesible y centralizada: chats, videoconferencias, documentos interactivos, pizarras digitales, repositorios, etc.

En conclusión, las ventajas del trabajo remoto son numerosas y sumamente seductoras. Para poder gozar de ellas es clave tener directores de equipos remotos que cuenten con las habilidades mencionadas en este artículo. Además, que se mantengan en constante capacitación para desempeñar su función de la mejor manera. En este post te hemos hablado sobre las últimas novedades en dirección de empresas. Si quieres seguir formándote en el sector, te recomendamos visitar la oferta de másteres de OBS Business School.