Cómo calcular el valor ganado de tu proyecto

Una de las herramientas de seguimiento de proyecto con más utilidad a nivel de ejecución es la que denominamos como Análisis del Valor Ganado o EVM. Es de suma relevancia para saber en todo momento cómo vamos según lo planificado, dando una doble componente muy interesante que revisa la triple restricción del proyecto.

¿En qué consiste un análisis del valor ganado (EVM)?

El EVM parte de parámetros económicos para fijar una línea base del trabajo realizado que permite monitorizar tanto el tiempo como el alcance. Para ello, nuestra referencia siempre será el coste agregado de las actividades más la reserva de contingencia (línea base de coste) asociado al cronograma de proyecto. Es decir, tomamos como punto de partida el plan de gestión del tiempo y coste, permaneciendo el alcance inalterado.

Con todo, queda claro que la línea base de proyecto arroja un valor planificado de coste distinto en base al avance que presentemos. Imaginemos un desarrollo lineal a nivel de coste, en ese caso a mitad de proyecto llevaremos el 50% del valor de la línea base de coste y al finalizar el 100%. Y es que el EVM va cambiando en función del “día de corte”, es decir, del día en el que determinamos.

Conceptos clave para calcular el valor ganado

Como consecuencia de todo lo anterior, tendremos que definir una serie de parámetros que mediante un cálculo rápido y sencillo nos arroje una buena foto del estado de proyecto en fase de desarrollo. Las variables básicas serán:

PV o Valor Planificado

Indica el valor económico de la línea base de coste en cada momento, es decir, asociada al cronograma que determina la temporalidad de las actividades de proyecto.

AC o Coste Real

Como indica el término, consiste en dar el valor de lo realmente gastado en el momento de evaluar el estado de avance. Por tanto, aquí diremos cuánto hemos invertido en la ejecución de proyecto hasta ese día.

EV o Valor Ganado

Como hacíamos para el PV, aquí diremos el valor de la línea base de coste en el día de evaluación, pero considerando el avance real de las actividades previstas de proyecto. Es decir, no según el Gantt de planificación sino en base a lo que realmente se ha ejecutado.

A partir de esas tres variables básicas de trabajo, somo capaces de determinar los parámetros de control que informarán sobre el avance del proyecto tanto a nivel económico como temporal. Es decir, pretendemos comparar la realidad con respecto a la planificación y así proyectar desviaciones futuras.

¿Qué ventajas ofrece el earned value method en la gestión de proyectos?

Para determinar el estado actual de avance y poder proyectar desviaciones de tiempo o coste, es necesario construir nuevos parámetros de control a partir de las variables básicas anteriores.

Sin extendernos en los múltiples parámetros que podríamos determinar, nos centraremos en los cuatro básicos: SV, SPI, CV y CPI. Los dos primeros se refieren al estado en términos de avance de las actividades planificadas de proyecto, mientras que los otros dos son conceptos de coste.

Vamos a hacerlo fácil. El SV y el CV son parámetros de control en valor absoluto. Es decir, el SV da la variación real del tiempo a partir de la diferencia entre el EV y el PV, ambos conceptos referidos a la misma línea base de coste, pero considerando el avance real de actividades y el planificado. Claro, si el valor del SV es cero, es que vamos según plan de proyecto; si es positivo es que nos hemos avanzado en algunas actividades; y si es negativo significa que estamos generando cierto retraso.

De la misma manera, el CV da la variación real del coste a partir de la diferencia entre el EV y el AC, por tanto, aquí contrastamos el coste agregado por el avance real de actividades con lo que nos hemos gastado hasta el momento del análisis. Haciendo el mismo símil que antes, si el valor del CV es cero significa que vamos según el plan de costes; si es positivo es que hemos optimizado el coste de ciertas actividades; y si es negativo, es que estamos acumulando sobrecostes en relación con el plan.

Entonces, ¿qué son el SPI y el CPI? Pues se trata de los equivalentes al SV y al CV, pero en valor relativo. Es decir, en cada caso utilizamos exactamente las mismas variables que antes, pero en vez de restarlas, aquí hacemos el cociente, siendo EV el numerador en ambos casos. Por tanto, el SPI es el EV entre el PV; y el CPI es el EV entre el AC.

Claro, según con quién estemos comunicando, nos interesará dar con el valor absoluto (lo va a querer el cliente) o con el valor relativo (equipo de trabajo). Y es que al primero le falta contexto (no es lo mismo perder 1.000 € sobre un planificado de 1.000.000 €, que hacerlo sobre una línea base de 10.000 €) pero da una excelente idea de los días de retraso acumulado y del incremento de coste que presentamos.

A su vez el valor relativo sí nos permite establecer umbrales de actuación según la desviación que presentemos. Habitualmente fijamos un valor de 0,80 como valor límite a partir del cual hay que tramitar solicitudes de cambio, pero es el Project Manager quien marcará el ritmo en ese sentido.

Con todo lo indicado seremos capaces no sólo de fijar esos parámetros sino también proyectar nuestro proyecto a la finalización (EAC), determinar el trabajo que nos falta por realizar (ETC) o la ratio de desempeño restante para cumplir con la línea base de proyecto (TCPI).

Por último, podemos establecer un parámetro combinado de coste y tiempo que nos permitirá compensar las líneas de actuación. Sería el producto de SPI y CPI. Imaginemos que vamos muy bien en tiempo, pero muy mal en coste (seguramente derivado de un exceso de recursos no planificado e innecesario según la línea base de proyecto). Bien, en ese caso el parámetro combinado nos dirá si realmente procede la tramitación de un cambio o no.

Cómo implementar el análisis del valor ganado en tu empresa

La cantidad de softwares disponibles en relación a este tipo de análisis es inacabable, pero queda claro que la aplicación del método requiere de una buena planificación previa. Establecer previsiones temporales y de coste de forma precisa es la base de un correcto control del desempeño.

Con lo anterior, ser capaces de proyectar estimaciones y establecer umbrales de toma de decisión que permitan el cumplimiento del proyecto en base a una correcta planificación, será el siguiente punto decisivo para una buena implementación del EVM en nuestra empresa.

Conclusión

El Análisis del Valor Ganado permite saber en todo momento cuál es nuestro desempeño en base a la planificación de trabajo, según las variables de tiempo y coste de proyecto, permitiendo fijar tomas de decisión orientadas a su cumplimiento. Y lo hace de forma fácil, sin interpretaciones complejas de los resultados, en valor absoluto y relativo, sin las complejidades de otros métodos que demandan información más difícil de obtener.

Te invitamos a visitar nuestro Máster en Project Management si te ha parecido interesante este artículo y quieres seguir formándote y adquiriendo las habilidades directivas y técnicas necesarias para la gestión efectiva de proyectos.