Project Management

Diagrama de Gantt Excel: cómo crearlo

diagrama de gantt excel

En un post anterior ya hablamos acerca de cómo se construye un diagrama de Gantt. Ahora daremos un paso más y veremos cómo se puede crear un diagrama de Gantt Excel, es decir, con el conocido programa de hojas de cálculo de Microsoft.

Antes de entrar en materia, recordemos que el diagrama de Gantt tiene como objetivo contribuir a la planificación y a la gestión eficiente de proyectos. Aunque incluye otros procesos, su eje principal se encuentra en una calendarización de tareas expuesta de forma visual mediante una o varias gráficas.

Veamos entonces cómo elaborar un diagrama de Gantt Excel.

 

Diagrama de Gantt Excel: pasos para su creación

Aunque existen otras formas para diseñar un diagrama de Gantt Excel, vamos a ver la que consideramos más sencilla y práctica.

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Los pasos son los siguientes:

  1. Crear una tabla que refleje todas las tareas que se van a llevar a cabo en el proyecto. Dicha tabla deberá contener, como mínimo, las siguientes columnas:
      1. Denominación de la tarea. Aquí indicaremos el nombre con el que designamos las tareas que vamos a llevar a cabo, cada una en una fila.
      2. Fecha de inicio. La fecha en la que comenzaremos la tarea correspondiente, es decir, la que se encuentra en esa fila.
      3. Fecha de finalización. La fecha en la que finalizaremos la tarea correspondiente, es decir, la que se encuentra en esa fila.
      4. Duración. Cuánto tiempo va a durar. Esta duración debe establecerse, preferiblemente, en la unidad de tiempo mínima en la que medimos la tarea más corta. Por ejemplo, si la tarea más corta dura 2 días, entonces usaremos el día como unidad de medición y, si otra tarea dura 3 semanas, escribiremos 21 en lugar de 3 (ya que 3 semanas son 21 días).
  2. Crear un gráfico que refleje visualmente lo establecido en la tabla anterior. Esto se consigue alimentando el gráfico con los propios datos introducidos en la tabla. El tipo de gráfico más habitual en los diagramas de Gantt Excel es el gráfico de barras. Este es el paso que más nivel técnico requiere, ya que implica conocer el programa para poder dar los pasos necesarios. También debes tener en cuenta que, en función de la versión de Excel que utilices, la ubicación de los botones o de los comandos pueden variar.
  3. Revisar que todos los datos se han reflejado correctamente. Al crear un diagrama de Gantt Excel y, sobre todo, en el paso de crear un gráfico de barras, es posible que existan missclicks (clics de ratón hechos por error) o que se introduzca algún dato de forma incorrecta. Por este motivo es necesario incluir este tercer paso y revisar que lo que refleja la gráfica de barras realmente es lo que queríamos ver en ella.

 

Por supuesto, no es obligatorio utilizar Excel para generar un diagrama de Gantt. También puedes emplear otras hojas de cálculo gratuitas y libres como la de LibreOffice (LibreOffice Calc) o la de OpenOffice (OpenOffice Calc).

Si quieres aprender a hacer diagramas de Gantt Excel de forma profesional, ese es uno de los contenidos de nuestro Master en Project Management.

 

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