Project Management

Software de gestión: tipos y su importancia en Project Management

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El software de gestión hace referencia a todos aquellos programas informáticos que tienen como finalidad principal facilitar la labor empresarial a través de la transformación digital y la eficiencia.

Se suelen distinguir principalmente dos tipos básicos de software de gestión:

  1. ERP. De las siglas Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales). Se trata de un software de gestión que permite trabajar digitalmente con los procesos empresariales internos: controles de stock, gestión de nóminas, recursos financieros, etc.
  2. CRM. De las siglas Customer Relationship Management (Administración de las Relaciones con los Clientes). Este software de gestión permite utilizar de forma rápida y eficiente toda la información relacionada con los clientes de la empresa: bases de datos de los clientes actuales y potenciales, estrategias de segmentación del mercado, automatización de las ventas, etc.

Sin embargo, si profundizamos un poco más, veremos que existe otra forma de clasificar los distintos software de gestión en función de objetivos más específicos que los mencionados con los ERP y los CRM. Así surgen las tipologías que veremos a continuación.

 

Software de gestión empresarial

Hace referencia a los software de gestión integral, por lo que se puede equiparar directamente con los ERP. Algunos ejemplos los encontramos en SAP o en Oracle.

 

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Dado que ya hemos explicado antes en qué consiste exactamente el ERP y que ya disponemos de otro artículo sobre ERP, ejemplos y clasificación, no nos detendremos más en este punto. Solo mencionaremos que su importancia en el Project Management es esencial, ya que todos los proyectos de la empresa se nutren de la información procesada por los ERP.

 

Software de gestión documental

Yendo a un terreno más específico, podemos distinguir un tipo de software de gestión que se caracteriza por permitir la administración eficaz y eficiente de toda la documentación que maneja la empresa: fichas de empleados, datos de clientes, información de proveedores...

Para poder utilizarlo de la forma más productiva posible, es necesario que la empresa disponga de toda la documentación en formato digital. El papel, además de ocupar espacio físico, no puede ser procesado por ningún tipo de software. Por este motivo, aunque debamos invertir una cantidad elevada de horas en el traspaso de papel a formato digital mediante el escaneo, el OCR (reconocimiento óptico de caracteres) o incluso el mecanografiado directo, ese tiempo lo recuperaremos siempre con creces en el futuro.

El software de gestión documental beneficia al Project Management al permitir que los procesos directamente involucrados en cada proyecto puedan disponer rápidamente de la información que necesitan en el momento en que la necesitan.

 

Software de gestión comercial

Se trata de otra forma de denominar a los CRM de los que ya hemos hablado. Dado que el departamento comercial de la empresa se encarga de gestionar las relaciones con los clientes y toda la información relativa a ellos, el software de gestión comercial es el que les permite hacerlo de manera rápida y directa.

Los beneficios que aporta a la gestión de proyectos son claros: dado que la inmensa mayoría de los proyectos de la empresa serán encargados o estarán dirigidos a algún cliente concreto, disponer rápidamente de toda la información sobre él es vital para la efectividad.

 

Software de gestión de proyectos

Por último, destacamos aquel tipo de software de gestión que ha sido creado específicamente para facilitar la puesta en marcha y la ejecución de proyectos. Un ejemplo de ello lo encontramos en MS Project.

Las características del software de gestión de proyectos abarcan desde el diseño de las actividades necesarias hasta su calendarización, la fijación de plazos de entrega o la celebración de reuniones. Es decir, tiene muy en cuenta el factor temporal, ya que un proyecto se circunscribe a unas fechas determinadas.

Si te interesa adquirir más conocimientos acerca del software de gestión de proyectos, te recomendamos que visites nuestro Master en Project Management.

 

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