Project Management

Presentación de un proyecto: 3 claves

presentacion de un proyecto

La presentación de un proyecto es una fase importante del Project Management. Podemos entenderla desde dos perspectivas principales:

  1. Presentación de un proyecto previa a la ejecución. En este caso, hablamos del proyecto como tal. Un proyecto, por definición, es algo que se “proyecta” hacia el futuro, es decir, una idea con una ejecución determinada que todavía no se ha desarrollado.
  2. Presentación de un proyecto posterior a la ejecución. En este otro caso, el proyecto ya se ha convertido en una realidad, por lo que, en sentido estricto y de acuerdo con su definición, ha dejado de ser realmente un proyecto. Sin embargo, también se suele referirse a él como proyecto debido a lo que una vez fue y para no cambiarle el nombre con el que lo denominábamos.

 

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En Project Management se trabaja desde el principio hasta el final y es habitual englobar todo el proceso, desde la fase previa hasta la fase posterior, bajo la denominación de proyecto. Sin embargo, en este post nos centraremos en la primera fase, la previa, para responder a preguntas como las siguientes:

  1. ¿Cómo debo presentar un proyecto para que lo acepten?
  2. ¿Cómo debo argumentar los pros de llevar a cabo mi proyecto?
  3. ¿Qué elementos físicos debo incluir en la presentación de un proyecto?

Esto es tan válido para:

  1. Profesionales que tienen una idea y quieren presentársela a un superior dentro de su empresa. Por ejemplo, un director de departamento que le presenta su idea al director general.
  2. Para profesionales que quieren presentar su idea a un stakeholder clave para que el proyecto pueda llevarse a cabo. Por ejemplo, un emprendedor que quiere presentar su proyecto de empresa a un grupo de inversores.

Veamos algunas de las claves que se pueden seguir para lograr estos objetivos.

 

Presentación de un proyecto, clave #1: destaca el elemento diferencial

Cuando se lleva a cabo un proyecto, las personas que van a invertir capital en él buscan que sea rentable. Es decir, que puedan recuperar todo lo que inviertan y más.

Para que un proyecto tenga éxito en el mercado debe ofrecer algo que no exista en el mercado actual. Y eso será lo que más busquen los receptores de la presentación de un proyecto.

Por lo tanto, es buena idea comenzar la presentación destacando ese elemento diferencial y explicando por qué captará la intención y el interés del público objetivo.

 

Presentación de un proyecto, clave #2: acompaña tu presentación con elementos visuales

Bien sea mediante una presentación en PowerPoint como en forma de dibujos sobre un papel si tu receptor es una sola persona, la comunicación visual permite que:

  1. Las ideas que transmitimos sean comprendidas con mayor claridad por nuestro receptor.
  2. La presentación de un proyecto sea más fácil y amena de seguir.
  3. El receptor de nuestra presentación vea que disponemos de buenas habilidades comunicativas.

Todo ello, por supuesto, es esencial para que la presentación de un proyecto sea eficaz.

 

Presentación de un proyecto, clave #3: presenta un briefing

Un briefing es sencillamente un documento que resume los puntos más importantes de la presentación de un proyecto. La clave de su éxito se encuentra en su propio nombre: brief, es decir, breve en inglés. Si puede ocupar una página, mejor que dos.

El briefing nos ayudará a que nuestros receptores:

  1. Sigan mejor nuestra presentación, con el briefing delante destacando los puntos más importantes.
  2. No pierdan de vista el objetivo del proyecto, que estará reflejado en formato SMART en un lugar protagonista dentro del briefing.
  3. Dispongan de un resumen para evaluar la situación y tomar su decisión tras la presentación.

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