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3 estrategias para identificar riesgos en proyectos

La identificación del riesgo es el inicio de cualquier tipo de estrategia para minimizar los riesgos de un proyecto, y un paso previo a la planificación de las respuestas ante esos posibles incidentes. Es muy importante no limitarse en el uso de las herramientas, como Project Managers debemos entender y conocer muy bien todas la herramientas disponibles y saber cuáles son sus ventajas y desventajas, y cuales aplican de una manera más efectiva dependiendo de la naturaleza del proyecto. Podríamos afirmar que, en el proceso de identificación, cantidad es calidad. Más tarde, después de identificar miles de riesgos si es necesario, ya los filtraremos, ordenaremos, procesaremos… Pero eso vendrá después, primero necesitamos saber en qué “terreno” de proyecto nos estamos adentrando…

El problema es que en este proceso de identificación nos podríamos “perder”… Dedicar mucho tiempo o esfuerzo y no obtener una lista de posibles incidentes suficientemente relevante. En este post pretendo destacar tres “trucos profesionales” que nos pueden ayudar en este proceso.

 

  1. Revise cuidadosamente toda la documentación del proyecto.

Revisar con ojo de lupa la documentación de un proyecto es esencial para identificar los riesgos. La base de todo proyecto se fundamenta y se apoya sobre la documentación generada, para comenzar a edificar las piezas con las que obtendremos el servicio o producto demandado. De ahí, que de los pasos más primitivos e imprescindibles antes de gestionar un proyecto, es la de saber elaborar, organizar y compartir toda la documentación necesaria para empezar a edificar nuestro proyecto.

Aquí tendríamos los documentos del propio proyecto, documentos internos de la empresa, o documentos externos. De estos podríamos destacar:

  • Los planes del proyecto: el grado de detalle y consistencia de estos planes pueden ser factores de riesgo. También el hecho de estar usando planes basados en experiencia anterior, o planes totalmente nuevos, puede variar el riesgo del proyecto.
  • Project charter o contrato: la primera definición del alcance se hace en el Project charter, o en el contrato en el caso de proyectos para terceros. Por tanto una definición pobre del alcance en estos documentos significará un riesgo de no cumplir con las expectativas de los stakeholders.
  • Lista de suposiciones: los proyectos se realizan en base a un plan de negocio o necesidad a cubrir, la cual se ha analizado efectuando una serie de suposiciones. Por tanto, el hecho de que estas no se cumplan puede implicar un riesgo para el proyecto.
  • Cronograma: muestra las diferentes tareas incluidas en el proyecto, y su relación entre ellas. Por tanto, muestra el efecto de unas sobre las otras, destaca posibles confluencias de tareas, lo que puede ayudar a identificar riesgos.

 

  1. Consulta Reiterada a Expertos (Delphi)

Se trata de utilizar conocimiento experto, pero nunca de forma presencial. Se mantiene el anonimato de la gente que participa en la sesión con el objetivo de que los más expertos no inhiban las contribuciones de los que tienen menos experiencia, o para que en general, nadie influya sobre nadie. ¿Cómo se desarrolla esta técnica? Cada participante contribuye con ideas a un coordinador, estas ideas deberían ser anónimas, por ejemplo cargándolas en un sitio web, weblog, forum, etc. El coordinador sintetiza, asocia y edita las ideas, y devuelve a los participantes una “Opinión del Oráculo” (de allí el nombre de la técnica, por el Oráculo de Delfos o Delphi). Este proceso se realiza en varias iteraciones y luego se sacan conclusiones.

 

  1. Involucración de las partes interesadas

Hay que identificar todos los riesgos desde el principio: el primer paso en la gestión de riesgos del proyecto es detectar los riesgos que están presentes en el proyecto o pueden aparecer durante su ejecución. Para ser exhaustivo es importante involucrar a todos los miembros de los equipos más experimentados, que enriquecerán el proceso de identificación con su aportación y su visión, desde la experiencia. Aun cuando pueda parecer un proceso largo y tedioso, debemos ser conscientes que si efectuamos un proceso efectivo de identificación estamos aumentando las opciones de que el desarrollo y avance del proyecto se ejecute de acuerdo a lo planeado, lo cual nos genera un alto grado confiabilidad.

 

¿Añadirías más “trucos” útiles a esta lista? ¡Esperamos comentarios!