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4 puntos clave de un Plan de Gestión de la Calidad en un proyecto

Como bien sabemos, y tratamos en posts anteriores, la Calidad en un proyecto es un aspecto  fundamental a tener en cuenta por el Project Manager. El documento básico para la calidad del proyecto es el Plan de Gestión de la Calidad, ampliamente descrito el PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del PMI, y en multitud de otras fuentes.

Cuando se afronta una tarea poco familiar, como parece serlo la gestión de la calidad, los Project Managers suelen buscar plantillas existentes para aplicar como punto de partida. Para ello normalmente se consulta el manual de calidad de la organización, del cual emana la política de calidad y sus objetivos, a un nivel muy integrador y generalista, y sin recoger los detalles de nuestro proyecto. Ello nos hace perder precisión, puesto que los planes de gestión de la calidad de proyecto deben ser más detallados y no genéricos.

Es importante, pues, considerar que es mejor generar desde la experiencia y buenas prácticas un documento individual de gestión de la calidad, que se ajuste a las necesidades de ese proyecto, no sólo al formato de una plantilla general. Una visión del marco de trabajo para la gestión de la calidad incluye cuatro elementos que hay que tener en cuenta:

  1. Las políticas de calidad: expresan la dirección manifiesta de una organización de trabajo con respecto a la calidad. El equipo de proyecto debe simplemente aplicar la política de calidad de la organización, pero ajustándola de manera correcta. Y es que las necesidades del proyecto demandarán una política de calidad más específica, no tan general como lo puedan ser las políticas en este sentido de la empresa.
  2. ¿Quién está al cargo? Esta cuestión es una de las tres piedras angulares de la gestión de la calidad. La respuesta ni es trivial ni es simple; no corresponde sólo al gestor de proyecto. Una respuesta más completa y esencial para el éxito del proyecto, se refiere al proyecto y la infraestructura organizativa y describe a los integrantes, cadena de información, y responsabilidades.
  3. ¿A dónde vamos? La gestión efectiva de la calidad depende de los objetivos de trabajo específicos. Las metas aportan amplias descripciones de lo que el proyecto pretende alcanzar. Los requerimientos aportan descripciones más detalladas. Las definiciones operacionales, las cuales describen qué es cualquier cosa y cómo se mide, aportan la comprensión de las metas y los requerimientos que pueden resultar ambiguos.
  4. ¿Cómo lo vamos a alcanzar? La respuesta a esta cuestión debe dirigirse a los procesos, recursos y estándares. Los procesos definen las cosas que el equipo de proyecto deberá hacer para alcanzar los requerimientos y lograr los objetivos del proyecto. El plan de gestión de la calidad debe incluir una larga lista de procesos que cubran varios aspectos del trabajo de proyecto. Los recursos incluyen más aspectos que la dotación económica. Esta parte del plan debe describir los medios humanos disponibles, los elementos de participación organizativa, las herramientas que serán usadas, y, por supuesto, el presupuesto que aporta fondos para todas las actividades relacionadas con la calidad. Los estándares que deben aplicarse al trabajo de proyecto son un elemento importante para esta parte del plan. Hay que recordar que, por definición, la planificación de la calidad se refiere a todos los estándares importantes que han sido identificados.

Con todo ello, la metodología para la elaboración del plan de gestión de la calidad del proyecto seguiría los siguientes pasos:

  • Evaluación de los requisitos de calidad del proyecto (establecidos por el cliente) con respecto a nuestro sistema de gestión de la calidad.
  • A partir de aquí ponemos especial atención a los no cumplimientos y/o requisitos que no quedan cubiertos por nuestro sistema de gestión de la calidad.
  • Finalmente procedemos a elaborar dicho plan de manera específica en el marco del proyecto.

¡Esperamos que estas recomendaciones os sean útiles en vuestro próximo proyecto!