Tendencias & Innovación

3 acciones para gestionar a las partes interesadas de tu proyecto

Los “Stakeholders” (interesados, implicados, involucrados) de un proyecto son personas u organizaciones cuyos  intereses  se  pueden  ver  afectados  positivamente  o  negativamente  por  el  proyecto  y  sus resultados. De allí, que se debe identificar a TODOS (Personas y Grupos. Internos y Externos) los que de una u otra forma recibirán el  impacto  del  proyecto o pueden ejercer  influencia positiva o  negativa  a lo largo  del  ciclo  de vida, agrupándolos,  valorando  su poder e influencia e identificando  sus necesidades, deseos  y  expectativas.  Y  que  esto  incluye  también,  al  Project  Manager,  el  cliente,  el  patrocinador  y  el equipo de trabajo, entre otros.

Billedresultat for shareholder stakeholder

Los Stakeholders pueden identificarse a partir de diferentes fuentes tales como: 

  • El acta de constitución del proyecto
  • Documentos contractuales
  • Atendiendo a la cultura y la estructura de la organización
  • Atendiendo a las agencias gubernamentales o industriales relacionadas con nuestro proyecto.  
  • Plantillas (proyectos anteriores)

En  lo  que  a  personas  se  refiere,  la  dirección general  y  otras  unidades  dentro  de  la  organización,  el  patrocinador,  los  interesados  clave  ya identificados,  los  directores  de  proyecto  que  han  trabajado  en  otros  proyectos  en  el  mismo  ámbito, expertos, etc., son una fuente recomendable para ayudarnos en la identificación de todos los stakeholders de nuestro proyecto.

La  importancia  de  la  identificación  de  todos  los  interesados  desde  el  mero  inicio  del  proyecto  nos permitirá organizar y planificar mejor el trabajo, y conocer y obtener los requisitos de manera oportuna. Ya hemos dicho, que la mayoría de los proyectos tienen una gran cantidad de interesados que deben ser identificados,  analizados  y  gestionados;  y  que  los  directores  de  proyecto  deben  aprovechar su  tiempo limitado  y  usarlo  de manera  eficiente,  por  lo  que se recomienda  clasificar  a los  stakeholders  según  su interés, influencia y participación en el proyecto para permitir que el director del proyecto se concentre en las relaciones necesarias que aseguren su éxito. 

En la práctica, nos podemos centrar en las siguientes tres acciones

  1. Identificar a las partes interesadas y  determinar lo que  nosotros necesitamos  de ellos y lo  que ellos esperan obtener del éxito (o fracaso) del proyecto. Esto se denomina "reciprocidad". Puesto que si  podemos  demostrarles  la  probabilidad  de  lograr,  al  menos,  algunos  de  sus  objetivos,  es mucho más probable que ellos nos proporcionen el soporte que necesitamos. 
  2. Determinar qué parte interesada (puede haber más de una) es la más importante. Esto requiere evaluar al menos tres aspectos para cada una: 
    1. ¿Cuán  poderoso  es  el  actor?  ¿Pueden  él  o  ella  cancelar  el  proyecto  o forzar un  cambio?  o ¿tienen poco impacto directo? 
    2. ¿Cuánto  esfuerzo  es  capaz  de  invertir  el  en  hacer  valer  su  posición  o  'derechos'?  Algunas partes  interesadas  son  capaces  de  ir  hasta  el  final  para  afirmar  su  posición,  mientras  que otros no estén realmente interesados. 
    3. ¿Qué  tan  cerca  está  el  actor  del  proyecto?  Las  personas  que  trabajar  activamente  en  el proyecto tienen más impacto que aquellos que están relativamente distantes. 
  3. Determinar  la  actitud  de  cada  actor  importante  hacia  el  proyecto  y  cuán  receptivos  están hacia nuestra comunicación.  

Como  resultado  de  este  proceso,  podemos  decir  que  tenemos  la  información  necesaria  para  centrar nuestros  esfuerzos  de  comunicación  donde  podemos  lograr  los  mayores  beneficios. Las  personas  que tienen una actitud de apoyo/soporte hacia el proyecto,  simplemente necesitarán comunicación "como de costumbre". Por otra parte, los actores importantes se evalúen con una baja actitud, pueden requerir esfuerzos  heroicos  de comunicación,  para cambiar  sus  puntos  de vista acerca de que  el  proyecto  va a tener éxito. 

Personalmente me gustaría compartir un “check-list” o lista de chequeo que utilizo y creo que es útil para este proceso:

  • ¿Qué interés financiero o emocional tienen en el proyecto?
  • ¿Es positivo o negativo?
  • ¿Cuál es su motivación?
  • ¿Qué información requieren del proyecto?
  • ¿Cómo quieren recibir esa información?
  • ¿Cuál es la mejor forma de comunicarse con ellos?
  • ¿Cuál es su opinión actual sobre el proyecto? ¿Esta opinión está basada en información verdadera?
  • ¿Quién tiene una gran influencia en sus opiniones? ¿Aquellos "quién" son entonces interesados del proyecto?
  • ¿Cómo podemos ganar su apoyo al proyecto? ¿Cómo manejar su oposición?

Y como punto final, me gustaría citar a Lynda Bourne en su libro “Making Projects Work”, cuando con respecto a partes interesadas afirma

“Stakeholder management is more than just entering facts into reports and excel sheets”

 ¿Qué opinas?