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¿Cómo tener las amenazas de tus proyectos bajo control? 3 consejos.

En posts anteriores hemos tratado en detalle el concepto de “riesgo” y “gestión del riesgo” en Project Management. Hemos visto que una gestión proactiva de las amenazas que se ciernen sobre nuestros objetivos en el proyecto es esencial para intentar llegar a buen puerto. Hay que intentar esquivar esos peligros, antes de que se conviertan en problema, mediante el planteamiento de estrategias de respuesta. Intentamos plantear acciones que nos permitan evitar problemas, o que nos ayuden a que esos problemas, si surgen, sean de menor magnitud.

 

Una vez identificados esos riesgos, documentados, y establecidas acciones para su mitigación o eliminación, estamos “preparados” para hacer frente a esa incertidumbre. Empezamos el proyecto con buen pie… OK… ¿Pero y luego qué? ¿Qué hacemos durante el proyecto, para que sigamos bien alineados en nuestras tareas de prevención de problemas? Estamos hablando de un proceso de gestión conocido como “monitorización y control de riesgos”, es decir, debemos llevar a cabo un “seguimiento” de los riesgos y de nuestra propia gestión.

 

En este post os queremos dar 3 consejos sobre cómo llevar a cabo este control de una forma efectiva.

 

  1. Armar una lista de acciones, recurrentes, que llevaremos a cabo de forma periódica. Si nos lo tomamos como algo habitual, pasará a formar parte de tu “normal work”. Te sugerimos las siguientes:
  • chequear el estado de los riesgos presentes: no han sucedido, ¿todavía? (esperemos que no…) ¿Han aumentado en probabilidad o posible impacto?
  • implementar los planes de respuesta a los riesgos: ¿estamos realmente llevando a cabo las acciones de respuesta previstas?
  1. Llevar unzcontrol de la propia gestión del riesgo: ¿estamos siendo efectivos? ¿Cada cuanto revisamos el estado de los riesgos? ¿Con qué frecuencia identificamos posibles nuevas amenazas?
  2. No minimizar posibilidades remotas. Todos tenemos un cierto sesgo, quizá irracional, a minimizar eventos futuros que consideramos que tienen poca probabilidad. Como no han sucedido todavía, pensamos que lo normal es que no sucedan… Es el sesgo conocido como “sesgo de normalidad”, podéis consultar al respecto.

 

En un modo profesional de gestión, durante el seguimiento de riesgos se debe recopilar información, y se documentan los avances y la evolución a través del tiempo de los riesgos identificados (en el registro de riesgos). Esta actividad brinda información actualizada, y permite supervisar los cambios en el perfil de riesgos, ya sea debido a factores exógenos o endógenos. Es posible incluso que haya desaparecido algún riesgo, con lo cual se podrían tomar una serie de pasos en consecuencia. En una situación ideal, deberíamos comenzar con el seguimiento de aquellos riesgos considerados como prioritarios. Por ejemplo, monitorear en forma periódica los retrasos en el cronograma y vigilar que los costos se encuentren dentro de límites aceptables.

Una buena práctica es gestionar aquellas actividades que presenten mayor “risk score”, dicho de otro modo, “el camino de mayor riesgo”, no sólo el camino crítico.

 

También es destacable que el proceso de control de riesgos también debería implicar una actualización de las bases de datos de lecciones aprendidas del proyecto, para beneficio de proyectos futuros. Hay que recordar que las empresas son dinámicas y que operan en entornos dinámicos. Es imprescindible identificar los cambios en la empresa y en el entorno en el que opera, y el proceso de control de riesgos es una herramienta clave para ello. Debemos aprovecharlo para guardar esas lecciones aprendidas de qué está sucediendo y cómo lo estamos tratando. ¿Qué opinas?